Was ist eine Proforma Rechnung?

– Zahlungsverpflichtung von Proforma Rechnungen

Neben einer allseits bekannten „normalen“ Rechnung, auf deren Erhalt hin der Zahlungspflichtige eine bestimmte Summe, nämlich den Rechnungsbetrag, als Gegenleistung für eine erhaltene Ware oder für eine in Anspruch genommene Dienstleistung bezahlen muss, gibt es zudem die nicht besonders bekannte Proforma Rechnung. Es handelt sich bei der Proforma Rechnung zwar auch um eine Rechnung, jedoch hat diese keine Zahlung bzw. keine Aufforderung zur Zahlung zur Folge.

In dem Sinne kann eine derartige Rechnung eher mit einem Kostenvoranschlag verglichen werden, der zwar auch eine bestimmte Summe nennt, aber ebenfalls noch keine Aufforderung zur Zahlung ist, sondern nur eine Information über einen bestimmten Betrag gibt. Die Frage ist nun natürlich, aus welchem Grunde eine Proformarechnung überhaupt ausgestellt wird? In den weitaus meisten Fällen wird eine, auch bekannt unter Pro-Forma-Rechnung, im Zusammenhang mit Auslandsgeschäften ausgestellt und dient auch hier lediglich der Kennzeichnung eines bestimmten Warenwertes. Rechtlich betrachtet ist eine so geartete Rechnung eine Auftragsbestätigung und der Versand einer solchen speziellen „Rechnung“ findet meistens im Rahmen der folgenden Fälle statt. So wird eine Rechnung die Proforma ausgestellt wurde zum Beispiel dann versendet, wenn eine Lieferung auf Basis der Vorkasse erfolgen soll. Der Empfänger dieser Rechnung muss die selbige zwar nicht begleichen, aber tut er dieses nicht, erfolgt auch keine Warenlieferung. Sehr häufig wird die Proformarechnung verwendet, wenn waren ins Ausland geliefert werden, und zwar nach außerhalb des EU-Raumes.

In diesem Fall ist die Proforma Rechnung faktisch ein Waren-Lieferschein, sodass der Zoll direkt alle notwendigen Angaben bezüglich der Waren hat, vor allem natürlich den Warenwert. Auch beim Versand von kostenlosen Mustersendungen wird eine Proforma Rechnung verwendet, ebenso wie bei Spenden oder bei Ersatzlieferungen, für welche jedoch kein Betrag zu zahlen ist. Damit solche Proforma Rechnungen im Rahmen des Versandes von Waren ins zollpflichtige Ausland vom jeweiligen Zoll auch als solche anerkannt werden, müssen die Rechnungen in der Regel die Aufschrift „Proforma Handelsrechnung“ tragen.

Zudem muss der genaue Inhalt der Warensendung auf der Handelsrechnung beschrieben sein und der Wert der einzelnen Sendungsteile ist exakt aufzuführen. Idealerweise wird neben der Beschreibung der Waren auch noch das jeweilige Herkunftsland genannt. Von der „technischen“ Abwicklung her ist es heute mit den meisten Buchhaltungsprogrammen möglich, solche Proforma Rechnungen zu erstellen. Diese ist dann im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Rechnung kein offener Posten im Buchungssystem, sodass der Kunde daher natürlich auch nicht angemahnt wird, weil keine Zahlung erfolgt. (er)

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